Los riesgos al contratar: Posibles soluciones

A medida que se toma conciencia de los riesgos inherentes a la contratación y de las consecuencias que pueden producir, el interrogante gira en torno a cuáles son las alternativas para neutralizarlos. 

Es importante comenzar aceptando que existen riesgos inherentes a la contratación, del mismo modo que los hay inherentes a la producción y al desarrollo de cualquier actividad, económica o no. Existen otros, en cambio, que mediante una previsión adecuada pueden neutralizarse y evitar que se concreten. 

Los procedimientos para la gestión de riesgos tienden a analizar la realidad de cada empresa para determinar aquellos que le son propios y trabajar en cada uno de ellos, ya sea para evitar que se produzcan, o bien, para procurar que sus consecuencias tengan el menor impacto posible. 

A continuación, se reseñarán las soluciones más habituales en la gestión de riesgos, recordando que su implementación deberá adecuarse a cada organización y que su efectividad será mayor a medida que se apliquen en forma conjunta y coordinada. 

SOLUCIONES Y DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS 

• Control Gerencial: Tener un completo conocimiento de los riesgos a los que se encuentra expuesto el sector no resulta suficiente a los fines de evitar su producción y las consecuencias que pueden traer aparejadas. 

Un adecuado control por parte de la Gerencia o del órgano de administración resulta fundamental para generar conciencia de la importancia de respetar los procedimientos establecidos, así como para detectar posibles irregularidades. Ejemplo de ello serían los controles sobre desvíos presupuestarios, revisión de documentación, etc. 

El compromiso de los mandos altos y medios en la ejecución de los procedimientos debe reflejarse desde el momento mismo en que se plantea la necesidad de su incorporación, durante su desarrollo e incluso con posterioridad en las etapas de monitoreo y control. De esta forma la puesta en marcha contará con un apoyo a nivel organizacional que facilitará el cumplimiento de las diversas etapas. 

• Evaluación de Proveedores: Gran parte de los riesgos asociados a los proveedores pueden neutralizarse mediante una elección adecuada entre diversos candidatos. Para ello, será necesario contar con procedimientos de contratación estandarizados y objetivos; exigir certificaciones; cláusulas contractuales de control; cláusula específica de contratación; controles anuales; visitas sorpresas; etc. 

La evaluación de los proveedores debe iniciar incluso antes de su selección, fijando los parámetros y criterios para tener en cuenta al momento de comenzar a pensar en los candidatos. Es importante respetar los procedimientos de selección, y evitar las excepciones de todo tipo, pero especialmente las referidas a cuestiones de parentesco o amistad. 

Una vez escogido, el proveedor deberá ser constantemente evaluado, ponderando los elementos de criticidad y su nivel de cumplimiento. 

• Calificación de riesgos: La elaboración de una matriz de criticidad puede ser de gran ayuda a los fines de conocer que proveedores resultan más riesgosos, bien por la posición que ocupan en la cadena de producción de la empresa, bien porque sus referencias o calificación así lo determinan. Una vez determinada la criticidad de cada proveedor pueden tomarse medidas adaptadas a cada uno. 
• Plan de actuación: Habiendo concluido que existe un riesgo inherente propio de la contratación que impiden erradicar el riesgo de incumplimiento, resulta importante contar con un plan de actuación para el caso de que el mismo se produzca. Elaborar planes de actuación alternativos, fijar cláusulas de información sobre imprevistos; poseer Stock extra o exigir pólizas de seguro puede ser de utilidad en estos supuestos. 
• Suscripción de documentos: La solución por excelencia cuando se trata de mitigar los riesgos propios de este sector es la suscripción de contratos o formularios de adhesión que contengan las cláusulas más importantes según el caso. A ello deben añadirse los acuerdos de confidencialidad; constancia de recepción del Código ético, protocolos de actuación, protocolos de sanciones por vulneración de Derechos Humanos o afectación del Medio Ambiente, etc. 
• Contratos: resulta importante definir un procedimiento de redacción, revisión, aprobación y seguimiento. Puede ser de utilidad una ficha que especifique hitos relevantes: vencimiento, prórroga automática, actualización de precios, garantías, etc. 

A su vez, es importante determinar a cargo de quien se encuentra cada etapa y en su caso, fijar la forma en que se llevará a cabo, determinar los anexos y/o cláusulas específicas que se añadirán a todos o a determinados contratos -en ese caso también determinar cuál es el aspecto a tener en cuenta para la diferenciación-: Confidencialidad, propiedad intelectual, pólizas de seguros, etc. 

• Código ético: En los supuestos en que la empresa hubiera optado por elaborar un código de ética que refleje sus valores y cultura organizacional, el paso siguiente es definir sus destinatarios. En este sentido, es recomendable hacer de los proveedores un destinatario más de este documento, especialmente si tenemos en cuenta las consecuencias en el ámbito reputacional que la concreción de determinados riesgos puede traer aparejadas. 

Las soluciones reseñadas son las mínimas e indispensables que deben ponerse en práctica cuando se decide comenzar una gestión de riesgos en materia contractual.  

Éstas serán más eficaces en la medida en que se apliquen en forma conjunta y coordinada, integrándose en forma armónica con los procesos que la empresa tenga vigentes, por ello resulta importante llevar a cabo una elaboración a medida de cada organización, ponderando la participación activa de sus miembros en el desarrollo y puesta en marcha del procedimiento aplicable a proveedores.