Libro de sueldos digital – Implementación
Los empleadores que confeccionen el Libro Especial previsto en el artículo 52 de la ley 20.744 y aquellos que utilicen el registro de hojas móviles deberán cumplir con dicha obligación mediante la utilización del sistema informático denominado “Libro de Sueldos Digital”
El artículo 52 de la Ley N° 20.744, estableció que los empleadores deben llevar un Libro Especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio, en el cual se consignarán todos los datos que hacen a la relación laboral respecto de cada trabajador. El mencionado artículo, en su punto 4, contempla una modalidad alternativa de confección del Libro Especial, consistente en la utilización de hojas móviles, previa habilitación de la autoridad administrativa en materia del trabajo.
A los fines de la simplificación de los procedimientos y la consecuente reducción de la carga administrativa que soportan los empleadores y sus dependientes, y con el objeto de disminuir la informalidad laboral, se ha dispuesto la utilización de los “Libros de Sueldos Digitales”
Los sujetos obligados podrán acceder al “Libro de Sueldos Digital” a través del sitio “web” de la ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS .
El referido servicio informático utiliza la información proveniente de:
a) Las declaraciones juradas determinativas y nominativas de aportes y contribuciones con destino a los distintos subsistemas de la seguridad social, presentadas por los empleadores,
b) el sistema “Simplificación registral” y
c) el “Sistema Registral”.
Asimismo, incorporará los datos que se le requieran al empleador conforme el procedimiento establecido en el artículo 4° de la citada Resolución General N° 3.781 (AFIP) y su modificatoria, o la que la sustituya en el futuro.
A su vez, el artículo 80 obliga al empleador a entregar al trabajador, ante la extinción del contrato de trabajo por cualquier causa, un certificado conteniendo las indicaciones sobre el tiempo de prestación de servicios, naturaleza de éstos, calificación profesional, sueldos percibidos y aportes y contribuciones efectuados con destino a los organismos de la seguridad social.
Los empleadores deberán generar y emitir el Certificado de Trabajo establecido por el artículo 80 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, exclusivamente mediante el sistema informático aprobado por la Resolución General N° 2.316 (AFIP).
La Administración Federal dispuso que notificará a los empleadores que deberán utilizar el Libro de Sueldos Digital, en adelante, Libro Especial, en el domicilio fiscal electrónico, según lo dispuesto en el inciso g) del artículo 100 de la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones.
Para confeccionar el “Libro Especial”, el sistema utilizará la información proveniente de:
a) Las declaraciones juradas determinativas y nominativas de aportes y contribuciones con destino a los distintos subsistemas de la seguridad social, presentadas por los empleadores,
b) el sistema “Simplificación registral”, y
c) el “Sistema Registral”.
Los sujetos obligados a utilizar el sistema “Libro de Sueldos Digital” deberán cumplir con el siguiente procedimiento:
a) Declarar en el sistema “Simplificación registral” la jurisdicción que corresponda a la autoridad administrativa local en materia del trabajo y registrar la fecha de antigüedad reconocida de cada uno de sus trabajadores en la Sección “Datos Complementarios”.
b) Ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” y configurar los parámetros a partir del menú inicial que posee el sistema, registrando todos los conceptos que se utilicen para la liquidación de los sueldos y jornales, asociando cada uno de ellos con los de la grilla universal predefinida por esta Administración Federal e indicando a qué subsistema de la seguridad social se vincula cada uno. Esta acción se realizará al utilizar por primera vez el sistema o cuando exista una modificación en los registros por la creación o baja de conceptos en la liquidación de sueldos y jornales.
La configuración de parámetros aludida en el párrafo anterior, se podrá realizar en forma manual completando los campos requeridos por el sistema o por importación masiva de datos mediante el envío de un archivo cuyo diseño de registros obra en el micrositio https://www.afip.gob.ar/landing/default.asp dentro del sitio “web” institucional.
c) Cargar en el sistema los datos para la conformación del “Libro Especial” mediante alguna de las siguientes modalidades:
1. Ingreso manual: Completando los campos requeridos por el sistema.
2. Importación de archivos estandarizados vía “web”, con clave fiscal, una vez finalizado el proceso de cada liquidación de sueldos y jornales, en cuyo caso se utilizará el diseño de registros que obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ dentro del sitio “web” institucional.
Una vez cumplido lo indicado en los incisos precedentes, la información deberá ser transmitida electrónicamente. De resultar aceptada dicha transmisión, el sistema emitirá un archivo estandarizado conteniendo las hojas del libro en borrador, el que será enviado al empleador para su revisión y posterior conformidad.
La conformidad por parte del empleador del contenido del libro a emitir por el sistema, se prestará mediante la transferencia electrónica del formulario de declaración jurada F.8351 “Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital” -disponible en formato “.pdf”-, el cual deberá ser firmado electrónicamente.
Las rectificaciones que pudieran corresponder se realizarán mediante el sistema establecido por el artículo 1°, no obstante, las correspondientes declaraciones juradas -formulario F.931- rectificativas deberán confeccionarse a través del sistema informático “Declaración en línea” o del programa aplicativo “Sistema de Cálculo de Obligaciones de la Seguridad Social – SICOSS”, según cuál fuera el que utilizó el empleador para la confección de la declaración jurada original.
d) El “Libro Especial” se encontrará disponible en un archivo del sistema, para cumplimentar los requerimientos de la autoridad jurisdiccional en materia del trabajo.
La veracidad de los datos impresos del “Libro Especial” podrá ser verificada por las autoridades de aplicación o por los trabajadores, accediendo a una consulta “en línea” con este Organismo mediante la utilización de Clave Fiscal, a través de los servicios “web” habilitados a tal fin.
Los empleadores que resulten obligados a la utilización del “Libro de Sueldos Digital” quedan exceptuados de cumplir con el régimen de información dispuesto por la Resolución General N° 3.279 y su modificatoria -declaración jurada informativa de conceptos no remunerativos-, a partir del primer período en que presenten la declaración jurada determinativa de aportes y contribuciones con destino a la seguridad social (Formulario F.931), utilizando la citada herramienta.
HABILITACIÓN DEL “LIBRO ESPECIAL” POR AUTORIDADES LOCALES. PERCEPCIÓN DE ARANCELES
Las autoridades administrativas locales en materia del trabajo podrán celebrar convenios con la Administración Federal de Ingresos Públicos, en los términos generales del modelo del Convenio Marco de Colaboración e Intercambio de Información, y sin perjuicio de la intervención de las áreas competentes, para instrumentar la rúbrica y facilitar la percepción de los aranceles por la actividad de habilitación y control del “Libro Especial”.
Celebrado el convenio, el ingreso de dichos aranceles será efectuado por los empleadores mediante la utilización del volante electrónico de pago (VEP), conforme lo dispuesto por la Resolución General N° 1.778 y sus modificatorias.
Asimismo, a efectos de implementar un procedimiento de intercambio de información respecto de las actuaciones labradas por las autoridades administrativas locales en materia del trabajo, dichas autoridades podrán celebrar Convenios Específicos al Convenio Marco de Colaboración e Intercambio de Información junto con el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social y esta Administración Federal.
Las autoridades administrativas locales en materia del trabajo que celebren los convenios tendrán acceso a la información disponible en el servicio “Libro de Sueldos Digital” -circunscripta al ámbito de su jurisdicción- para la conformación de sus propias bases de datos y a una consulta “en línea” con esta Administración Federal.
CERTIFICADO DE TRABAJO PREVISTO EN EL ARTÍCULO 80 DE LA LEY N° 20.744.
El Certificado de Trabajo establecido por el artículo 80 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, se emitirá exclusivamente mediante el sistema informático aprobado por la Resolución General N° 2.316.
A dicho sistema se podrá acceder a través del sitio “web” de este Organismo (http://www.afip.gob.ar), ingresando con Clave Fiscal.
A tal fin se deberán observar las instrucciones previstas en la ayuda disponible en el citado sitio “web”.
El Certificado de Trabajo se otorgará a través del sistema mediante el formulario F.984 “Certificado de Trabajo Artículo 80 – LCT”. El mismo se emitirá por duplicado y para su validez deberá contar con las firmas de la autoridad responsable -o del apoderado legal del empleador- y del trabajador, destinándose el original para este último y el duplicado para el empleador.
En caso que la certificación comprenda períodos hasta el mes de junio de 1994, inclusive, por tales períodos el certificado emitido por el sistema se complementará con otra constancia de iguales características y datos, confeccionada por el empleador de acuerdo con los registros que obren en el libro de sueldos y jornales que este último hubiere utilizado en los períodos involucrados.
La totalidad de la información transmitida por los contribuyentes obligados a utilizar el sistema “Libro de Sueldos Digital” se pondrá a disposición del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.
Ante el incumplimiento de la implementación de los Libros de Sueldo Digital y Certificado de Trabajo, la Administración Federal aplicará las sanciones previstas en la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones y la Resolución General N° 1.566 texto sustituido en 2010, sus modificatorias y su complementaria, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieren corresponder.