Los secretos comerciales y la información sensible constituyen una valiosa ventaja competitiva para las empresas, y su pérdida o divulgación no autorizada puede tener consecuencias devastadoras. De allí que resulta importante contar con procedimientos y medidas claras para su protección, colaborando con la creación de una cultura de seguridad sólida y asegurando que la información estratégica (propia o de terceros) permanezca en el debido resguardo.
A continuación, abordaremos los lineamientos y recomendaciones que consideramos esenciales para la protección de la información confidencial:
- Compromiso de la organización:
Antes de implementar cualquier medida de protección, es fundamental que la organización desarrolle una cultura sólida de compromiso con la protección de la información confidencial. Esta cultura organizacional debe estar arraigada en los valores y objetivos de la empresa, y ser respaldada por una comunicación clara, capacitación constante y un liderazgo comprometido con la seguridad de la información.
Algunos puntos a tener en cuenta en orden a generar una cultura organizacional comprometida con la información confidencial:
- Fomentar una cultura de seguridad en toda la organización, donde todos los miembros comprendan la importancia de la protección de la información confidencial y los secretos comerciales.
- Establecer políticas y procedimientos claros que promuevan la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información, y comunicarlos de manera efectiva a todos los empleados.
- Brindar capacitación y concientización regular sobre las políticas y medidas de seguridad, resaltando la responsabilidad de cada miembro de proteger la información confidencial.
- Fomentar la participación activa de los empleados en la identificación de posibles riesgos y la sugerencia de mejoras en las prácticas de protección de la información.
- Establecer mecanismos para reportar incidentes de seguridad o violaciones de la política de protección de información y garantizar que se tomen medidas adecuadas en respuesta a dichos incidentes.
- Identificación y clasificación de datos:
Uno de los pilares fundamentales para la protección efectiva de la información confidencial y los secretos comerciales es el proceso de identificación y clasificación de los datos. En un entorno empresarial donde la cantidad de información generada y compartida es cada vez mayor, resulta crucial establecer un sistema claro y estructurado para identificar y categorizar adecuadamente los datos en función de su importancia y nivel de sensibilidad.
La identificación y clasificación de los datos les permitirá comprender qué información es confidencial y valiosa para la organización, así como qué medidas de protección específicas deben implementarse para salvaguardarla de manera adecuada. Al asignar niveles de clasificación a los datos, podrán priorizar sus esfuerzos de protección y asignar los recursos necesarios para su seguridad.
En este punto, resultaría de utilidad:
- Establecer un proceso para identificar y categorizar la información confidencial y los secretos comerciales en función de su importancia y nivel de sensibilidad. En este punto es importante tener en cuenta que la información de terceros (clientes, proveedores) que tiene en su poder puede ya haber sido clasificada como confidencial, e incluso haberse establecido la obligación de mantenerla en resguardo.
- Utilizar etiquetas o marcas claras para identificar y clasificar los documentos físicos y electrónicos de acuerdo con su nivel de confidencialidad. Para ello será importante diferenciar el nivel de acceso de cada empleado en función de sus tareas y responsabilidades.
- Capacitar a los empleados sobre cómo reconocer y manejar adecuadamente la información clasificada.
- Implementación de medidas de seguridad:
La adopción de estas medidas no solo preserva la confidencialidad de la información, sino que también garantiza su integridad y disponibilidad, salvaguardando así los intereses estratégicos de la organización.
Las medidas de seguridad pueden ser físicas, como electrónicas. Las primeras de ellas se basan en el establecimiento de un control de acceso adecuado, protección de las áreas sensibles de la empresa, implementación de sistemas de vigilancia y establecimiento de procedimientos para la protección contra robos, incendios y otras eventualidades. Estas medidas físicas deben ser complementadas con enfoques de seguridad electrónica, incluyendo firewalls, sistemas de cifrado, detección de intrusiones y actualizaciones de software, que salvaguardan la información almacenada electrónicamente.
Como medida adicional se recomienda crear copias de seguridad regulares y almacenarlas de forma segura para garantizar la integridad y disponibilidad de la información confidencial.
Es importante destacar que la implementación de medidas de seguridad física y electrónica debe ir acompañada de una gestión adecuada de los recursos y una cultura de seguridad sólida en toda la organización, tal como se expuso en el punto 1) del presente.
- Gestión del acceso a la información:
La gestión adecuada del acceso a la información se vuelve fundamental para garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad. La implementación de políticas y procedimientos sólidos en este aspecto no solo fortalece la seguridad de la información, sino que también minimiza los riesgos asociados con la divulgación no autorizada y el uso indebido de datos sensibles. Algunas de las medidas que pueden tomarse en orden a gestionar el acceso a la información consisten en:
- Asignación de privilegios de acceso basados en las responsabilidades y necesidades laborales de cada empleado: Esto implica establecer políticas claras para definir quién tiene acceso a qué información, cuándo y en qué condiciones. Como medida adicional, recomendamos la implementación de mecanismos de autenticación sólidos, como contraseñas seguras, autenticación de dos factores y control de acceso basado en roles, para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información confidencial.
- Establecimiento de políticas y procedimientos para controlar y gestionar el acceso a la información confidencial y los secretos comerciales: Puede emplearse, por ejemplo, el uso de herramientas y sistemas de registro de eventos, auditorías periódicas y análisis de registros de acceso. Estas prácticas proporcionarán una mayor visibilidad y control sobre el manejo de la información confidencial dentro de la organización.
- Consideraciones al compartir información con terceros:
Es común que las organizaciones compartan información confidencial y secretos comerciales con terceros, como socios comerciales, proveedores y colaboradores externos. Sin embargo, el intercambio de datos con terceros puede conllevar riesgos significativos si no se establecen protocolos adecuados para salvaguardar la confidencialidad y proteger los intereses de la organización.
Es aconsejable tener en cuenta los siguientes aspectos en orden a la elaboración de esta clase de Protocolos:
- Realizar una debida diligencia exhaustiva al seleccionar socios comerciales o proveedores externos, evaluando su capacidad para mantener la confidencialidad de la información.
- Establecer acuerdos de confidencialidad sólidos con terceros antes de compartir información confidencial: Estos acuerdos deben incluir cláusulas claras que establezcan la confidencialidad de la información compartida, las restricciones de uso, las medidas de seguridad requeridas y los mecanismos de responsabilidad en caso de incumplimiento. Estos contratos ayudan a proteger los intereses de la organización y garantizan un tratamiento adecuado de la información confidencial por parte de los terceros.
- Limitar el acceso a la información confidencial compartida solo a las personas autorizadas y establecer restricciones sobre su uso y divulgación. Asimismo, consideraremos la implementación de controles y procedimientos para supervisar y auditar el acceso y uso de la información confidencial por parte de los terceros. Esto puede incluir revisiones periódicas, informes de cumplimiento y restricciones de acceso basadas en necesidades comerciales.
- Establecer cláusulas contractuales claras que aborden la confidencialidad y la protección de la información en caso de terminación de la relación comercial.
Conclusión:
Consideramos que la implementación de los lineamientos y recomendaciones presentadas en el presente pueden resultar de suma utilidad para ayudar a las empresas a establecer una sólida defensa contra los riesgos asociados con la divulgación no autorizada y el uso indebido de datos sensibles.
Su puesta en marcha requiere de un abordaje conjunto desde el punto de vista empresarial y legal, como así también la asignación de recursos adecuados, capacitación al personal, establecimiento de políticas y procedimientos, y sobre todo, el fomento de una cultura organizacional comprometida con la protección de la información confidencial.
