La plataforma de expedientes electrónicos (E-EXPEDIENTE)

En el marco del Programa de Simplificación y Modernización de la Administración se establecieron lineamientos que hacen a la administración electrónica: el expediente digital, la identidad digital de las personas, entre otros institutos; disponiendo -en pos de la simplificación, racionalización y modernización administrativa-, que toda la actividad cumplida en ejercicio de la función administrativa se desarrollará mediante las tecnologías de información y comunicaciones (TICs). 

Avanzando en el cumplimiento de los objetivos establecidos en la Ley 10.618, la Secretaría de Innovación de la Gestión implementó la Plataforma de Expedientes Electrónicos (e-Expedientes) constituida por diversos módulos destinados a satisfacer los requerimientos de la Administración Pública Provincial, entre ellos: e-Trámite (Formulario de Ingreso Digital-FID), e-Documentos, e-Firma electrónica y digital, y e-Protocolo.  
 

Por otro lado, desde la entrada en vigencia de la Ley N° 10.618, diversas reparticiones provinciales han desarrollado -con el conocimiento y en coordinación con la Secretaría de Innovación de la Gestión- sistemas informáticos verticales que constituyen herramientas que brindan servicios digitales para la gestión, procesamiento y resolución de determinados trámites específicos, resultando por ello también, plataformas informáticas especialmente aptas para el procesamiento electrónico de los expedientes relativos a esas actuaciones.  

Además, por Resolución N° 2021/MC-00000001 se determinaron “presupuestos mínimos para la recepción, procesamiento y expedición de documentos por medios electrónicos; y por Resolución N° 2021/MC00000004 se aprobó el Instructivo de uso del expediente electrónico, ambas emanadas de este Ministerio de Coordinación.  

A través de la Resolución N° 46, se dispuso que todas las actuaciones administrativas iniciadas por el ciudadano a través de la Plataforma “Ciudadano Digital” o por la Administración de oficio a partir de la entrada en vigencia de la presente Resolución, deberán tramitarse en soporte digital a través de la Plataforma Expediente Digital, sin perjuicio de aquellas que deban gestionarse en otras plataformas de trámites y servicios digitales específicos que brinda el Gobierno de la Provincia de Córdoba. Las simples peticiones que no requieran sustanciación, se gestionarán a través de la Plataforma Ciudadano Digital. Los actos administrativos y los actos de la administración que tengan incidencia o que afecten o puedan afectar en forma directa derechos subjetivos o intereses legítimos de las personas y los informes y dictámenes que sean de realización obligatoria, que por sus características particulares deban emitirse en soporte papel con firma ológrafa, deberán ser digitalizados e incorporados a la Plataforma Expediente Digital o a la Plataforma digital específica que corresponda.  

Las actuaciones administrativas en soporte papel que a la entrada en vigencia de la Resolución N°46, podrán ser continuadas por esta vía hasta su conclusión y archivo. Las actuaciones comprendidas en la Resolución N° 01/2021 de la Secretaría de Capital Humano de la Secretaría General de la Gobernación, se tramitarán conforme las previsiones contenidas en el citado instrumento legal.  

PAUTAS DE CARÁCTER GENERAL DEL E-EXPEDIENTE 

•  MESA DE ENTRADA DIGITAL (e-trámite). Los ciudadanos deberán ingresar trámites digitalmente en el ámbito de la Administración Pública, sin necesidad de concurrir a ninguna oficina de atención presencial, a través de la herramienta etrámites disponible en la Plataforma Ciudadano Digital o por las plataformas de trámites y servicios digitales específicos que brinda el Gobierno de la Provincia de Córdoba. Sin perjuicio de ello, el personal de los Centros de Atención al Ciudadano deberá asistir a los ciudadanos que se encuentren en situación de vulnerabilidad en los términos del Título III artículos N° 36 y N° 37 de la ley 10618 a fin de que puedan ingresar todo trámite o documentación de manera digital o, en su caso, deberá digitalizar la documentación y disponer su incorporación a la plataforma digital que corresponda conforme lo previsto en el artículo 8° del presente. En los procedimientos de las contrataciones públicas, las ofertas podrán presentarse en formato papel, en cuyo caso deberán ser digitalizadas en los términos del artículo 8° del presente Anexo.  

• IDENTIDAD DIGITAL y FIRMA ELECTRÓNICA: Toda persona que inicie un trámite digital ante la Administración, deberá realizarlo a través de la Plataforma “CIUDADANO DIGITAL”, con el nivel de seguridad (1 ó 2) que establezca cada organismo en oportunidad de poner en producción cada servicio en formato digital. La utilización de esta herramienta de identidad digital es personalísima e intransferible, siendo responsable el titular de su utilización en contravención a las normas y reglas que la rigen. 

• Los trámites iniciados a través de la Plataforma “CIUDADANO DIGITAL”, se tendrán por suscriptos con firma electrónica con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel. Análogo criterio se tendrá en relación a los documentos que el ciudadano solicitante adjunte al trámite respectivo. Los poderes o documentos que acrediten la personería invocada, deberán adjuntarse como copia digitalizada con la presentación que corresponda, considerándose su incorporación declaración jurada de éste sobre su fidelidad y subsistencia, sin perjuicio de que, de oficio, la Administración exija la presentación del documento original.  

• PRESUNCIÓN DE AUTORÍA: Las actuaciones iniciadas por los ciudadanos en la Plataforma “CIUDADANO DIGITAL” y la documentación que adjunten que se incorpore al expediente digital, se presume de su autoría y responsabilidad, salvo que se trate de documentos suscriptos con firma ológrafa o digital por otra persona. En este último caso, su responsabilidad se limita a la incorporación y se entiende que ésta fue realizada con su firma electrónica.  

• NOTIFICACIÓN: Toda notificación que se practique se deberá realizar por medio de la Plataforma “Ciudadano Digital”, al domicilio electrónico constituido.  

• FIRMA DIGITAL y FIRMA ELECTRÓNICA: Los actos administrativos y los actos de la administración que tengan incidencia o que afecten o puedan afectar en forma directa derechos subjetivos o intereses legítimos de las personas y los informes y dictámenes que sean de realización obligatoria, deberán ser suscriptos con firma digital; en los demás casos podrá utilizarse firma electrónica. Sin perjuicio de ello, los organismos rectores u órganos de aplicación de las distintas leyes o programas podrán establecer en los procedimientos de su competencia la exigencia de firma digital para otras actuaciones –ya sea de la Administración o de terceros- a más de las establecidas en el presente artículo.  

• ACCESO A LA PLATAFORMA EXPEDIENTE DIGITAL: Todo agente o funcionario podrá operar la Plataforma “Expediente Digital” conforme las competencias y permisos que correspondan a su cargo. A efectos de obtener los permisos de acceso a la Plataforma, los funcionarios con rango de Director de Jurisdicción o superior, deberán solicitar electrónicamente a la Secretaría de Innovación de la Gestión, los correspondientes permisos de acceso al sistema y a las unidades orgánicas según el procedimiento establecido en el Instructivo de Uso del Expediente Digital. Los funcionarios mencionados tienen la obligación de solicitar o dar las bajas de los agentes a su cargo.  

• INCORPORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN: Todo agente o funcionario podrá iniciar e incorporar a la Plataforma “Expediente Digital” las actuaciones electrónicas que se relacionen con el expediente que se trata. En el caso que el documento a incorporar tenga la firma digital del funcionario competente, y quien lo incorpore al expediente digital no sea su autor, la responsabilidad de aquél se limita a la incorporación referida. El documento firmado ológrafamente, digitalizado e incorporado al expediente digital por un funcionario competente, es considerado copia fiel de su original e implica que éste último tuvo a la vista el original y certifica tal condición, no siendo responsable de su contenido, sin perjuicio de que, de oficio, la Administración exija la presentación del documento original.  

• ACCESO A DOCUMENTACIÓN ALMACENADA EN EL REPOSITORIO DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DIGITAL (CDD) DE LA PLATAFORMA CIDI: El acceso a documentos almacenados en el Centro de Documentación Digital de la Provincia (CDD) para su incorporación a un expediente digital, se realizará a través de:  

              a) Sistemas verticales adheridos a CIDI que tengan acceso a la documentación requerida.  

              b) Aplicación CDD Web (cdd.cba.gov.ar).