En la operatoria diaria de comercios, franquicias, locales gastronómicos y empresas con ventas al público, es habitual acumular cupones de tarjetas de crédito, débito, compra o pago. Sin embargo, una pregunta frecuente es cuánto tiempo deben conservarse y si pueden ser descartados una vez conciliada la operación.
La respuesta no surge de una norma específica que establezca un plazo particular para los “cupones de tarjeta” como tales. No obstante, esos documentos pueden cumplir una función relevante como respaldo de cobranzas, cierres de lote, liquidaciones de tarjetas, conciliaciones bancarias y operaciones declaradas.
Por eso, aunque no reemplacen a la factura o ticket fiscal, su conservación debe analizarse con un criterio preventivo y de gestión documental.
¿Los cupones de tarjeta reemplazan a la factura?
No. Los cupones o comprobantes emitidos por sistemas de tarjetas de crédito, compra, pago o débito no son comprobantes fiscales válidos para respaldar la venta.
La operación debe estar documentada mediante la factura, ticket fiscal o comprobante equivalente que corresponda según la normativa de facturación aplicable.
Sin embargo, esto no significa que los cupones carezcan de utilidad. Aunque no prueben fiscalmente la venta en reemplazo de la factura, sí pueden servir como respaldo del medio de cobro y como elemento de conciliación entre la operación realizada, la liquidación de la tarjeta, el cierre de lote y el ingreso bancario.
¿Por qué conviene conservarlos?
Los cupones de tarjeta pueden ser relevantes para reconstruir o verificar operaciones comerciales, especialmente cuando existen diferencias entre ventas, liquidaciones, acreditaciones bancarias o reclamos posteriores.
En la práctica, pueden servir para:
- respaldar cobranzas realizadas con tarjeta;
- verificar cierres de lote;
- controlar liquidaciones de tarjetas;
- conciliar operaciones con movimientos bancarios;
- responder observaciones administrativas o fiscales;
- analizar contracargos o desconocimientos de operaciones;
- acompañar documentación ante reclamos de clientes o requerimientos de terceros.
Por eso, aun cuando no sean el comprobante fiscal principal de la operación, forman parte del circuito documental de respaldo de la actividad comercial.
¿Qué plazo de conservación debería aplicarse?
Como no existe un plazo específico para conservar cupones de tarjeta, corresponde aplicar un criterio general y prudente basado en las normas sobre documentación contable, comercial y fiscal.
El Código Civil y Comercial de la Nación establece que los libros, registros e instrumentos respaldatorios deben conservarse por diez años. A su vez, la normativa fiscal exige que las registraciones y declaraciones estén respaldadas por la documentación correspondiente, y que esa documentación pueda ser exhibida ante eventuales requerimientos de la autoridad fiscal.
En función de ello, como criterio preventivo, recomendamos conservar los cupones de tarjeta por un plazo mínimo de diez años.
Este plazo permite alinear la conservación de los cupones con el criterio general aplicable a la documentación respaldatoria de operaciones comerciales y contables.
¿Puede corresponder conservarlos por más tiempo?
Sí. En algunos casos, aun cuando haya transcurrido el plazo general de conservación, puede ser conveniente no destruir determinada documentación.
Esto ocurre, por ejemplo, cuando existen:
- reclamos de clientes;
- contracargos o desconocimientos de operaciones;
- fiscalizaciones o inspecciones en curso;
- deudas discutidas;
- planes de pago;
- recursos administrativos;
- procesos judiciales;
- auditorías pendientes;
- diferencias de conciliación no resueltas.
En esos casos, la documentación vinculada debería conservarse hasta que la situación quede definitivamente cerrada.
La regla práctica es simple: si el cupón puede servir como respaldo de una operación todavía discutida, observada o no cerrada, no debería destruirse.
¿Cómo deberían descartarse una vez vencido el plazo?
Vencido el plazo de conservación, y siempre que no existan contingencias pendientes, los cupones pueden ser descartados. Sin embargo, el descarte debería realizarse mediante un procedimiento ordenado y seguro.
Esto es especialmente importante porque los cupones pueden contener información vinculada a medios de pago, datos de operaciones, datos parciales de tarjetas o información asociada a clientes.
Por eso, se recomienda:
- identificar previamente los períodos que se van a destruir;
- verificar que no existan reclamos, inspecciones o contingencias pendientes vinculadas a esos períodos;
- dejar una constancia interna del descarte realizado;
- utilizar un método de destrucción seguro;
- evitar la eliminación informal de documentación con datos comerciales o personales.
Este punto también se vincula con la normativa de protección de datos personales, que exige conservar los datos solo mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad que justificó su recolección, y destruirlos cuando dejan de serlo.
Recomendación práctica para empresas y comercios
La recomendación general es conservar los cupones de tarjeta por un plazo mínimo de diez años, junto con la documentación contable, comercial y fiscal vinculada a cada operación.
Además, antes de destruirlos, conviene verificar que no existan reclamos, contracargos, fiscalizaciones, inspecciones, deudas, planes de pago, recursos administrativos o juicios pendientes.
En definitiva, aunque los cupones de tarjeta no reemplazan a la factura o ticket fiscal, sí pueden ser relevantes como documentación respaldatoria del medio de cobro y de la trazabilidad de las operaciones.
Adoptar un criterio claro de conservación y descarte permite ordenar la gestión documental de la empresa, reducir riesgos frente a eventuales requerimientos y evitar la destrucción prematura de documentación útil.
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